Privacy · Persónuvernd

Privacy Policy

Last updated 19 October 2026 · Applies to the oryggisvakt.is website, the Öryggisvakt web service and the Öryggisvakt Android app (is.oryggisvakt.app).

Lesa stefnuna á íslensku ↓

1. Who is responsible

Öryggisvakt is software for security operations, operated by MMH ehf. (Google Play developer: MMH Production), Hörgshlíð 16, 105 Reykjavík, Iceland. You can reach us through the contact form on oryggisvakt.is.

Öryggisvakt is sold to companies and organisations (“customers”), such as security companies and in-house security departments. Each customer gets its own site and decides who has access and what is recorded. The customer is the data controller for the personal data recorded on its site — about its staff, incidents, tasks, shifts and absences — and MMH ehf. is the data processor, processing that data only on the customer’s behalf and instructions.

MMH ehf. is the controller for data about visitors to oryggisvakt.is, about customer contacts and for the service’s operational logs described below.

2. Data the Android app handles

The app is for customers’ staff. Accounts cannot be created in the app; they are created by the customer. The app only communicates with the customer’s site (the domain entered at sign-in) and handles:

Sign-in: your email address and either a one-time code the site emails to you or your password. The app keeps the access token issued by the site and a random identifier for the app on this device. When a phone is signed in with a password, the email and password are also kept so the phone stays signed in; a code sign-in keeps nothing to sign in again with. All of this is stored encrypted in Android’s secure storage (Keystore) and is never sent anywhere other than the customer’s site.
Guard on duty: on a shared phone, the staff member on duty picks themselves from the site’s list, with a PIN if the site requires one, so records are made in their name. The PIN is checked by the site and is never stored on the phone; the phone only remembers when it was entered, for up to 23 hours or until the guard signs off duty. On a personal account, the signed-in user is always the guard.
Chat: messages in the site’s general channel and in direct conversations with colleagues, whether they have been seen, and who is online. Messages are sent to and stored on the customer’s site; the app only holds them while they are shown. To receive new messages the app keeps a live connection to the customer’s site, also in the background through a foreground service with a persistent notification. New messages appear as Android notifications showing the sender and the message text, which may be visible on the lock screen depending on the phone’s settings. No third-party push service (such as Firebase Cloud Messaging) is used.
Patrol rounds: the identifiers of scanned NFC tags, the time of each scan and who scanned it.
Precise location (GPS): only while a patrol round is open in the app, to record where a tag was scanned and where a note was written. Location is not collected in the background or outside patrol rounds. Location permission can be refused; the app keeps working and sends scans without a location.
Photos: only photos the user takes or picks from the gallery, for incidents, follow-ups and patrol rounds. The app does not otherwise read the photo library.
Incidents and notes: the text, category, location (such as a building) and status the user enters.
Offline data: scans, notes and photos that could not be sent yet are kept in the app’s database on the device until a connection is available, and are then deleted from the device. Patrol rounds are also cached so work can continue offline.
Settings: the site domain and language.

The app uses NFC to read tags, vibration and sound to confirm scans and announce chat messages, notifications for new chat messages, and a foreground service to keep the chat connection open in the background. It contains no advertising and no analytics or tracking SDKs, and does not access contacts, the microphone, calls or the phone’s text messages.

3. Data in the web service

Each customer’s site holds the data the customer and its staff enter, including:

Users: name, email, phone number, roles and permissions, work location, password (stored only as a one-way hash), passkey settings, and language and appearance preferences.
Incident log: descriptions, photos, categories, locations and follow-ups. Incidents may contain information about people other than users, such as visitors or people involved in an incident.
Patrol rounds, tasks and shifts: assignments, when tags were scanned or work was completed, scan locations and notes.
Absences: date, type and reason. An absence reason may relate to health; the customer decides which types and reasons are recorded.
Chat and notifications: chat messages in the general channel and direct conversations, read status (“Seen”), who is online, and in-app notifications. The customer decides whether chat is on, whether read status and direct messages are used, and how long messages are kept.
Routine tasks: reminders sent to the staff on shift, and who confirmed each one and when, or that it was missed.
Equipment and visitors: who borrowed keys, cards or other equipment and when it was returned, and visitors signed in and out (name, company, type, host, purpose, whether ID was checked, and times). Visits are deleted automatically after a period the customer chooses.
Sign-in codes and PINs: one-time sign-in codes emailed to users (valid for a short time), and, where the customer requires them on shared phones, staff PINs (stored only as a one-way hash).
Email: addresses in the email directory and incidents sent by email, with their send history.
Usage and security logs: IP address, browser and time of sign-in, active sessions and an audit log of changes to key records.

MMH ehf. also keeps central operational logs: of emails the service sends (recipients, subject and outcome — not the message body) and of AI usage (token counts, model and outcome — not the text itself).

The oryggisvakt.is website uses no cookies or analytics. Its host (Cloudflare) processes technical data such as IP addresses to serve and protect the site.

Contact form: when you send the contact form on oryggisvakt.is we receive your name, company, email address, phone number (optional), your answers about your organisation (type, number of security staff, number of locations, when you would like to start and what you are interested in) and your message. It is emailed to us and also stored in a database at Cloudflare (Cloudflare D1, EU jurisdiction) as a backup, together with a one-way hash of your IP address (to limit abuse) and your browser’s user agent. The form is protected from spam by Cloudflare Turnstile, which checks in your browser that the form is sent by a person; for that Cloudflare processes technical data such as your IP address and information about your browser, without cookies.

4. Purpose and legal basis

The data is used only to provide the service: managing the customer’s security operations (incidents, patrols, shifts, tasks, absences and communication), authenticating users, protecting the service against abuse, and providing support.

Processing on a customer’s behalf relies on the customer’s legal basis, usually its employment contracts or its legitimate interest in organising and recording security work. MMH ehf.’s own operational logs rely on its legitimate interest in running the service securely and reliably, and customer communication on contract. Contact form data is used only to answer your enquiry and follow up on it, based on your consent and on steps taken at your request before a contract.

We do not sell personal data, use it for advertising or build profiles.

6. Retention and deletion

Customer data is kept while the contract is in force. Customers can deactivate or delete users and delete records themselves. When the contract ends, the site’s data is deleted or handed over to the customer, as the customer chooses.
Chat messages are deleted automatically after the period the customer sets.
The audit log is deleted after 365 days, the email send log after 90 days and the AI usage log after 400 days.
On the phone: offline data is deleted as soon as it has been sent. Signing out deletes the saved password and token from the device, and uninstalling the app deletes all its data from the device.
When a user is deactivated or deleted, their access tokens and sessions are revoked immediately.
Contact form submissions are deleted when they are no longer needed to follow up on the enquiry, and no later than 24 months after our last contact with you.

Deletion requests: users can ask the customer (employer) that gave them access to delete their account and data. You can also send a request through the contact form; we will pass it to the customer concerned and help them carry it out. Records the customer is legally required to keep, such as incident records, may be retained in line with those obligations.

7. Security

All communication between the app, browsers and the service is encrypted (HTTPS). Each customer’s data is kept in a separate data area. Passwords are stored as one-way hashes. The service offers sign-in links by email, passkeys, role-based access control, IP address restrictions and an audit log. On the phone, sign-in details are stored encrypted.

8. Cookies

The web service uses only essential cookies: session cookies to keep users signed in, protection against forged requests (CSRF), and cookies that remember language, appearance, sidebar state and the selected location. No advertising or analytics cookies are used. The oryggisvakt.is home page uses no cookies.

9. Your rights

Under the Icelandic Data Protection Act no. 90/2018 and the General Data Protection Regulation (GDPR) you have the right, as applicable, to access your data, have it corrected or erased, restrict or object to processing, and receive it in a portable format.

Where a customer is the controller, please direct your request to them first; we help them respond. You can also contact us directly. You have the right to lodge a complaint with the Icelandic Data Protection Authority, Persónuvernd (personuvernd.is).

10. Children

Öryggisvakt is a work tool for company staff and is not intended for children. We do not knowingly collect data about children under 13.

11. Changes

We may update this policy when the service changes. The date of the latest update is shown above. We notify customers of significant changes.

12. Contact

MMH ehf. · Hörgshlíð 16 · 105 Reykjavík, Iceland
Use the contact form on oryggisvakt.is for questions about privacy or to exercise your rights.

Persónuvernd

Persónuverndarstefna

Síðast uppfært 19. október 2026 · Gildir um vefinn oryggisvakt.is, vefþjónustuna Öryggisvakt og Android-appið Öryggisvakt (is.oryggisvakt.app).

1. Hver ber ábyrgð

Öryggisvakt er hugbúnaður fyrir öryggisgæslu, rekinn af MMH ehf. (útgefandi á Google Play: MMH Production), Hörgshlíð 16, 105 Reykjavík. Hægt er að hafa samband við okkur með fyrirspurnarforminu á oryggisvakt.is.

Öryggisvakt er seld fyrirtækjum og stofnunum (hér „viðskiptavinir“), t.d. öryggisfyrirtækjum og öryggisdeildum. Hver viðskiptavinur fær eigin vef og ákveður hverjir fá aðgang og hvað er skráð. Viðskiptavinurinn er því ábyrgðaraðili þeirra persónuupplýsinga sem skráðar eru á vef hans — um starfsfólk hans, atvik, verkefni, vaktir og fjarvistir — og MMH ehf. er vinnsluaðili sem vinnur upplýsingarnar eingöngu fyrir hann og samkvæmt fyrirmælum hans.

MMH ehf. er ábyrgðaraðili upplýsinga um gesti á oryggisvakt.is, um tengiliði viðskiptavina og um rekstrarskrár þjónustunnar sem lýst er hér að neðan.

2. Upplýsingar sem appið vinnur með

Android-appið er ætlað starfsfólki viðskiptavina. Ekki er hægt að stofna aðgang í appinu; aðgangur er stofnaður af viðskiptavininum. Appið talar einungis við vef viðskiptavinarins (það lén sem slegið er inn við innskráningu) og vinnur með eftirfarandi:

Innskráning: netfang og annaðhvort einnota kóði sem vefurinn sendir þér í tölvupósti eða lykilorð. Appið geymir aðgangslykil (token) sem vefurinn gefur út og handahófskennt auðkenni appsins á þessu tæki. Þegar sími er skráður inn með lykilorði eru netfang og lykilorð einnig geymd svo síminn haldist innskráður; við innskráningu með kóða er ekkert geymt til að skrá inn aftur. Allt þetta er geymt dulkóðað í öruggri geymslu Android (Keystore) og aldrei sent annað en á vef viðskiptavinarins.
Vaktmaður á vakt: á sameiginlegum síma velur sá sem er á vakt sig af lista vefsins, með PIN-númeri ef vefurinn krefst þess, svo skráningar séu á hans nafni. Vefurinn yfirfer PIN-númerið og það er aldrei geymt á símanum; síminn man aðeins hvenær það var slegið inn, í allt að 23 klukkustundir eða þar til vaktmaðurinn skráir sig af vakt. Á persónulegum aðgangi er innskráður notandi alltaf vaktmaðurinn.
Spjall: skilaboð í sameiginlegri rás vefsins og í beinum samtölum við samstarfsfólk, hvort þau hafi verið séð og hverjir eru á netinu. Skilaboðin eru send á vef viðskiptavinarins og geymd þar; appið geymir þau aðeins á meðan þau eru sýnd. Til að taka á móti nýjum skilaboðum heldur appið opinni tengingu við vef viðskiptavinarins, líka í bakgrunni með forgrunnsþjónustu og varanlegri tilkynningu. Ný skilaboð birtast sem Android-tilkynningar með nafni sendanda og texta skilaboðanna, sem geta sést á lásskjá eftir stillingum símans. Engin utanaðkomandi tilkynningaþjónusta (eins og Firebase Cloud Messaging) er notuð.
Eftirlitsferðir: auðkenni NFC-merkja sem eru skönnuð, tími skönnunar og hver skannaði.
Nákvæm staðsetning (GPS): aðeins á meðan eftirlitsferð er opin í appinu, til að skrá hvar merki var skannað og hvar athugasemd var skrifuð. Staðsetningu er ekki safnað í bakgrunni eða utan eftirlitsferða. Hægt er að neita appinu um staðsetningu; það virkar þá áfram en skannanir eru sendar án staðsetningar.
Myndir: aðeins myndir sem notandinn tekur sjálfur eða velur úr myndasafni, við atvik, framhaldsbókanir og eftirlitsferðir. Appið les ekki myndasafnið að öðru leyti.
Atvik og athugasemdir: texti, flokkur, staðsetning (t.d. bygging) og staða sem notandinn skráir.
Gögn án netsambands: skannanir, athugasemdir og myndir sem ekki náðist að senda eru geymdar í gagnagrunni appsins á tækinu þar til samband næst, og þeim er þá eytt af tækinu. Eftirlitsferðir eru einnig geymdar tímabundið svo hægt sé að vinna án netsambands.
Stillingar: lén vefsins og tungumál.

Appið notar NFC til að lesa merki, titring og hljóð til að staðfesta skönnun og láta vita af skilaboðum í spjalli, tilkynningar um ný skilaboð og forgrunnsþjónustu til að halda spjalltengingunni opinni í bakgrunni. Appið inniheldur engar auglýsingar, engar greiningar- eða rakningarþjónustur og les ekki tengiliði, hljóðnema, símtöl eða SMS-skilaboð símans.

3. Upplýsingar í vefþjónustunni

Á vef hvers viðskiptavinar eru skráðar þær upplýsingar sem hann og starfsfólk hans setja þar inn, meðal annars:

Notendur: nafn, netfang, símanúmer, hlutverk og heimildir, staðsetning (starfsstöð), lykilorð (aðeins sem óafturkræft tætigildi), stillingar fyrir passkeys, og val á tungumáli og útliti.
Dagbók og atvik: lýsingar, myndir, flokkar, staðsetningar og framhaldsbókanir. Atvik geta innihaldið upplýsingar um annað fólk en notendur, t.d. gesti eða einstaklinga sem atvik varðar.
Eftirlitsferðir, verkefni og vaktir: hverjum var úthlutað, hvenær var skannað eða lokið, staðsetning skannana og athugasemdir.
Fjarvistir: dagsetning, tegund og ástæða. Ástæða fjarvistar getur varðað heilsufar; viðskiptavinur ræður hvaða tegundir og ástæður eru skráðar.
Spjall og tilkynningar: skilaboð í sameiginlegri rás og beinum samtölum, hvort þau hafi verið séð, hverjir eru á netinu, og tilkynningar í kerfinu. Viðskiptavinur ræður hvort kveikt er á spjalli, hvort lesstaða og bein samtöl eru notuð og hve lengi skilaboð eru geymd.
Föst verkefni: áminningar sem sendar eru þeim sem eru á vakt, og hver staðfesti hverja og hvenær, eða að hún hafi gleymst.
Búnaður og gestir: hver fékk lykla, kort eða annan búnað lánaðan og hvenær honum var skilað, og gestir sem skráðir eru inn og út (nafn, fyrirtæki, tegund, gestgjafi, erindi, hvort skilríki voru skoðuð og tímar). Heimsóknum er eytt sjálfkrafa eftir þann tíma sem viðskiptavinur velur.
Innskráningarkóðar og PIN-númer: einnota innskráningarkóðar sem sendir eru notendum í tölvupósti (gilda í stuttan tíma) og, þar sem viðskiptavinur krefst þeirra á sameiginlegum símum, PIN-númer starfsfólks (aðeins geymd sem óafturkræft tætigildi).
Tölvupóstur: netföng í netfangaskrá og atvik sem send eru í tölvupósti, ásamt sendingarsögu.
Notkunar- og öryggisskrár: IP-tala, vafri og tími innskráningar, virkar lotur og aðgerðaskrá yfir breytingar á lykilgögnum.

MMH ehf. heldur auk þess miðlægar rekstrarskrár: yfir tölvupósta sem þjónustan sendir (viðtakendur, efnislína og hvort sending tókst — ekki efni póstsins) og yfir notkun gervigreindar (fjöldi tóka, líkan og niðurstaða — ekki textinn sjálfur).

Á oryggisvakt.is eru engar vafrakökur eða greiningartól. Hýsingaraðili vefsins (Cloudflare) skráir tæknilegar upplýsingar eins og IP-tölu til að afgreiða og verja vefinn.

Fyrirspurnarform: þegar þú sendir fyrirspurn á oryggisvakt.is fáum við nafn, fyrirtæki, netfang, símanúmer (valkvætt), svör þín um starfsemina (tegund, fjölda starfsmanna í öryggisgæslu, fjölda staðsetninga, hvenær þið viljið byrja og hvað þið hafið áhuga á) og skilaboðin. Fyrirspurnin er send okkur í tölvupósti og vistuð til öryggis í gagnagrunni hjá Cloudflare (Cloudflare D1, innan ESB), ásamt óafturkræfu tætigildi IP-tölu (til að hamla misnotkun) og upplýsingum um vafra. Formið er varið gegn ruslpósti með Cloudflare Turnstile, sem kannar í vafranum að manneskja sendi formið; til þess vinnur Cloudflare úr tæknilegum upplýsingum eins og IP-tölu og upplýsingum um vafrann, án vafrakaka.

4. Tilgangur og heimild

Upplýsingarnar eru eingöngu notaðar til að veita þjónustuna: halda utan um öryggisgæslu viðskiptavinarins (atvik, eftirlit, vaktir, verkefni, fjarvistir og samskipti), auðkenna notendur, verja þjónustuna gegn misnotkun og veita þjónustu og aðstoð.

Vinnsla fyrir hönd viðskiptavinar byggir á þeirri heimild sem viðskiptavinurinn hefur, oftast samningi við starfsfólk sitt eða lögmætum hagsmunum af því að skipuleggja og skrá öryggisgæslu. Vinnsla MMH ehf. á eigin rekstrarskrám byggir á lögmætum hagsmunum af öruggum og áreiðanlegum rekstri, og samskipti við viðskiptavini á samningi. Upplýsingar úr fyrirspurnarformi eru eingöngu notaðar til að svara fyrirspurninni og fylgja henni eftir, á grundvelli samþykkis þíns og ráðstafana sem gerðar eru að þinni beiðni áður en samningur er gerður.

Við seljum ekki persónuupplýsingar, notum þær ekki í auglýsingaskyni og búum ekki til persónusnið.

5. Með hverjum upplýsingum er deilt

Upplýsingar á vef viðskiptavinar eru aðgengilegar notendum hans eftir þeim heimildum sem hann veitir. Að öðru leyti er þeim aðeins miðlað til eftirfarandi aðila, sem vinna þær fyrir okkur í þeim tilgangi einum að veita þjónustuna:

Hýsing og rekstur netþjóna þar sem vefþjónustan og gagnagrunnar hennar keyra.
Cloudflare — lén, hýsing oryggisvakt.is, varðveisla fyrirspurna og sending tölvupósts frá þjónustunni.
Póstþjónn viðskiptavinar — ef viðskiptavinur velur að senda póst í gegnum eigin póstþjón.
Gervigreind (valkvætt): ef viðskiptavinur kveikir á textabætingu og notandi smellir á „Bæta“ er texti atviksins sendur til þess gervigreindarlíkans sem stillt er fyrir vefinn (Microsoft Azure OpenAI, OpenAI, Anthropic eða DeepSeek) og bættur texti sendur til baka. Ekkert er sent nema notandi biðji um það.
MCP-tenging (valkvætt): ef viðskiptavinur kveikir á MCP-þjóni geta notendur sem hann veitir aðgang tengt gervigreindartól (t.d. Claude) við vefinn með persónulegum, tímabundnum lykli. Tólið fær þá lesaðgang að þeim gögnum sem notandinn sjálfur hefur aðgang að og getur, aðeins ef viðskiptavinur leyfir það, skipulagt eftirlitsferðir fyrir notendur sem mega það á vefnum.
Viðtakendur tölvupósts sem notandi velur þegar hann sendir atvik í tölvupósti.
Bunny Fonts — leturgerðir á vefnum eru sóttar þaðan, sem felur í sér að IP-tala vafrans berst þjónustunni.
Sentry — tæknilegar villuskýrslur úr vefþjónustunni (hvað brást og hvar) svo hægt sé að finna og laga bilanir. Þær eru sendar án upplýsinga um notendur, eins og nafna, netfanga eða IP-talna.

Sumir þessara aðila kunna að vinna upplýsingar utan Evrópska efnahagssvæðisins; þá er byggt á viðurkenndum flutningsheimildum, svo sem stöðluðum samningsákvæðum. Upplýsingar eru afhentar stjórnvöldum aðeins þegar lög skylda okkur til þess.

6. Varðveisla og eyðing

Gögn viðskiptavinar eru varðveitt á meðan samningur er í gildi. Viðskiptavinur getur sjálfur eytt eða afvirkjað notendur og eytt skráningum. Við lok samnings er gögnum vefsins eytt eða þau afhent viðskiptavini, að hans ósk.
Spjallskilaboðum er eytt sjálfkrafa eftir þann tíma sem viðskiptavinur velur í stillingum.
Aðgerðaskrá er eytt eftir 365 daga, sendingarskrá tölvupósts eftir 90 daga og notkunarskrá gervigreindar eftir 400 daga.
Á símanum: gögnum án netsambands er eytt um leið og þau hafa verið send. Við útskráningu er vistuðu lykilorði og aðgangslykli eytt af tækinu, og við að fjarlægja appið er öllum gögnum þess eytt af tækinu.
Þegar notandi er afvirkjaður eða honum eytt eru aðgangslyklar hans og lotur ógilt strax.
Fyrirspurnum er eytt þegar þeirra er ekki lengur þörf til að fylgja fyrirspurninni eftir, og eigi síðar en 24 mánuðum eftir síðustu samskipti við þig.

Beiðni um eyðingu: Notendur geta beðið þann viðskiptavin (vinnuveitanda) sem veitti þeim aðgang um að eyða aðgangi sínum og gögnum. Einnig er hægt að senda beiðni með fyrirspurnarforminu; við komum henni til viðkomandi viðskiptavinar og aðstoðum hann við að verða við henni. Upplýsingar sem viðskiptavinur er lagalega skyldugur til að varðveita, t.d. atvikaskráningar, kunna að vera varðveittar áfram í samræmi við þær skyldur.

7. Öryggi

Öll samskipti milli apps, vafra og þjónustunnar fara um dulkóðaða tengingu (HTTPS). Gögn hvers viðskiptavinar eru í aðskildu gagnasvæði. Lykilorð eru geymd sem óafturkræf tætigildi. Þjónustan býður upp á innskráningartengla í tölvupósti, passkeys, aðgangsstýringu eftir hlutverkum, takmörkun við IP-tölur og aðgerðaskrá. Á símanum eru innskráningarupplýsingar geymdar dulkóðaðar.

8. Vafrakökur

Vefþjónustan notar aðeins nauðsynlegar vafrakökur: lotukökur til að halda notanda innskráðum, vörn gegn fölsuðum beiðnum (CSRF) og kökur sem muna tungumál, útlit, stöðu hliðarvalmyndar og valda staðsetningu. Engar auglýsinga- eða greiningarkökur eru notaðar. Forsíðan oryggisvakt.is notar engar vafrakökur.

9. Réttindi þín

Samkvæmt lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og almennu persónuverndarreglugerðinni (GDPR) átt þú rétt á að fá aðgang að upplýsingum um þig, fá þær leiðréttar eða þeim eytt, takmarka vinnslu, andmæla vinnslu og fá upplýsingar afhentar á tölvutæku formi, eftir því sem við á.

Þar sem viðskiptavinur er ábyrgðaraðili skaltu beina beiðni fyrst til hans; við aðstoðum hann við að svara. Þú getur einnig haft samband við okkur beint. Þú átt rétt á að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd (personuvernd.is).

10. Börn

Öryggisvakt er vinnutæki fyrir starfsfólk fyrirtækja og er ekki ætlað börnum. Við söfnum ekki vísvitandi upplýsingum um börn undir 13 ára aldri.

11. Breytingar

Við kunnum að uppfæra þessa stefnu þegar þjónustan breytist. Dagsetning síðustu uppfærslu kemur fram efst. Verulegar breytingar tilkynnum við viðskiptavinum.

12. Hafa samband

MMH ehf. · Hörgshlíð 16 · 105 Reykjavík
Notaðu fyrirspurnarforminu á oryggisvakt.is vegna spurninga um persónuvernd eða til að neyta réttinda þinna.